Stel cookie voorkeur in

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LMS-implementatie in 5 stappen
Inclusief handige tips uit de praktijk

24 oktober 2014,  door Jasmijn de Boer

LMS-implementatie is een intensief project. Dit stappenplan geeft je handige praktijktips om de LMS-implementatie succesvol te laten verlopen.

Stap 1: Maak in overleg met de leverancier een heldere planning.
Gemiddeld staat er 6 tot 12 weken voor een LMS-implementatie. In die periode wordt het LMS-systeem geïmplementeerd, gekoppeld aan interne systemen en ingebed in het proces. Let op: dat laatste onderschatten veel organisaties. Maar het kost echt tijd en aandacht om medewerkers vertrouwd te maken met het werken met een nieuw systeem. Goede interne communicatie is daarbij essentieel. Daarnaast is het belangrijk om alle rollen in de tijdsplanning op te nemen, zowel aan de zijde van de leverancier als binnen de eigen organisatie.

  • Wie zijn er allemaal bij de implementatie betrokken?
  • Wat moeten zij aanleveren?
  • Wanneer leveren zij welke zaken op?
  • Hiervoor heeft de leverancier een template projectplan, dat prima als uitgangspunt kan dienen. Zo weet je ook zeker dat je geen zaken over het hoofd ziet.

Tip: Mail ons voor een voorbeeld van zo’n template.

Stap 2: Dring aan op een proof of concept-fase.
Met de leverancier heb je afspraken gemaakt over de gewenste functionaliteit van het LMS. Je hebt besproken hoe het LMS aansluit op de huidige systemen, hoe het LMS gevuld gaat worden en wat aanvullende eisen en wensen zijn. Dring erop aan dat de implementatie van het LMS start met een proof of concept-fase. Tijdens deze fase wordt de belangrijkste functionaliteit geïmplementeerd. Zo wordt snel duidelijk of het LMS inderdaad aan alle verwachtingen, eisen en wensen voldoet. Zo ja, dan zal de leverancier de implementatie voltooien. Zo nee, dan ben je als klant vrij om het contract met de leverancier af te breken. Doorgaans betaal je dan alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten uit deze fase. Dit geeft je dus een extra garantie.

Stap 3: Wees nauw betrokken bij de implementatie (of migratie) van het LMS.
Het mooie van een LMS is dat het heel flexibel is en volledig geconfigureerd kan worden om aan te sluiten op de werkwijze, processen en systemen van je organisatie. Zorg daarom wel dat een goed projectteam betrokken is bij de implementatie van het LMS, zodat de aansluiting optimaal verloopt. Denk bijvoorbeeld aan zaken als de invoer van:

  • HR-gegevens
  • het opleidingsaanbod
  • functieprofielen
  • vakbekwaamheidseisen
  • gebruikersprofielen
  • toegangsrechten
  • notificaties
  • rapporten.
  • enzovoort.

Over al die zaken moeten beslissingen worden genomen. Hoe beter de communicatie over dit soort zaken verloopt, hoe sneller en beter de implementatie van het LMS tot stand komt.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je overstapt van een bestaand naar een nieuw LMS. In dat geval zullen waarschijnlijk data uit het oude LMS moeten worden overgebracht naar het nieuwe LMS. Denk aan medewerkersdossiers met opleidingshistorie en de bestaande opleidingscatalogus. Houd ook hierbij goed de vinger aan de pols.

Tip: zorg vooral voor een multidisciplinair projectteam, met leden vanuit HR, ICT, Business, inkoop, communcatie, enzovoort.

Stap 4: Bereid de acceptatietest voor.
Als het goed is maakt de acceptatietest standaard deel uit van de implementatieplanning. Tijdens deze test worden alle onderdelen van het LMS (nogmaals) onder de loep genomen. Daarbij is het verstandig om niet zomaar afzonderlijke functionaliteit te testen, maar echte gebruiksscenario’s door te werken. Let ook op dat je vanuit verschillende rollen test (cursist, praktijkopleider, HR, management).
Je kunt vooraf verschillende gebruiksscenario’s opstellen en testteams samenstellen, zodat je goed voorbereid bent op de acceptatietest. Werkt alles zoals afgesproken? Zo ja, dan is het LMS definitief opgeleverd en klaar voor uitrol.

Stap 5: Communiceer de go-live helder.

Het LMS is geïmplementeerd, getest en geaccepteerd. Dan is het tijd voor de uitrol van het LMS binnen de organisatie. Zorg dat de organisatie voorbereid is op het nieuwe systeem. Communicatie is dus cruciaal. Zorg dat medewerkers ver van tevoren weten wat zij mogen verwachten en wat er van hen verwacht wordt. Soms is het verstandig om medewerkers in het gebruik van het nieuwe LMS te trainen, of om hen voor te bereiden met een instructiebijeenkomst. Denk ook aan zaken als: bij wie kunnen medewerkers terecht als zij vragen hebben?
 

Digitale toetsing Vilans-protocollen vermindert administratielast in de zorg

9 oktober 2014,  door Jan Fraanje (commercieel directeur Maassen)

Minder administratieve lasten in de zorg: een onderwerp dat hoog op de politieke agenda staat en een diepgekoesterde wens van zorgmedewerkers. Met de introductie van een digitale toetsing van Vilans-protocollen willen wij die last verminderen.

Ik hoor vaak van onze klanten dat ze zo min mogelijk vast willen zitten aan papierwerk, zodat er meer tijd is om er écht voor de cliënt te zijn. Daar willen wij graag aan bijdragen met ons kant-en-klare leermanagementsysteem (LMS), volledig ingericht voor de zorg. Sinds kort hebben wij in het LMS de toetsing van Vilans-protocollen gedigitaliseerd. Het gebruik hiervan is veel efficiënter dan een handmatige verwerking. Zowel de protocollen voor rvh (riscovolle handelingen) als voor vbh (voorbehouden handelingen) zijn gedigitaliseerd, theorie én praktijk.

Hoe werkt het? De examinator opent op zijn tablet, smartphone of laptop de beschermde omgeving van EducatieNET en selecteert de juiste observatielijst. Deze kan hij ter plekke gebruiken, in plaats van een lijst op papier. Als de kandidaat de handeling heeft uitgevoerd, kan het resultaat direct worden ingevoerd. Aan het einde van de reeks handelingen kan de examinator de lijst verzenden. Meteen is zichtbaar of de kandidaat is geslaagd. De uitslag wordt ook geregistreerd in het online dossier van de kandidaat: alle informatie over de vakbekwaamheid van deze medewerker is in één keer up-to-date en compleet.

Ik ben er trots op dat wij de Vilans-protocollen hebben gedigitaliseerd. Elke handeling die de administratiedruk verlicht, is er één.

 

Een LMS kiezen, hoe doe je dat?

Stappenplan LMS kiezen

20 oktober 2014,  door Jasmijn de Boer

Je hebt als organisatie besloten om leren & ontwikkelen gestructureerd aan te bieden met een LMS (learning Management System). Maar dan? Al snel ontdek je dat er heel veel verschillende systemen op de markt zijn. Hoe vind je het LMS dat de organisatie optimaal ondersteunt?
Met dit stappenplan geven we je praktische tips om tot een goede keuze te komen.

Stap 1: Breng in beeld wat je met het LMS wilt doen
De mogelijkheden van een LMS lijken eindeloos. Er kan steeds meer. Neem dus niet als uitgangspunt wat er allemaal kan, maar ga uit van je eigen wensen van. Wat wil je met het LMS gaan doen? Om maar een paar mogelijkheden te noemen:

  • Wil je eigen e-learnings gaan ontwikkelen en/of e-learning inkopen?
  • Wil je alle leer- en ontwikkelingsactiviteiten managen, dus ook het inroosteren, inschrijven, enzovoort?
  • Wil je ook altijd toegang hebben tot een actueel overzicht van de vakbekwaamheid van je medewerkers?
  • Heb je ook behoefte aan automatische dossiervorming?

Natuurlijk betaal je meer voor een systeem dat meer mogelijkheden biedt. De investering is in eerste instantie groter, anderzijds leveren zaken als automatische dossiervorming, rapportages en vakbekwaamheidsoverzichten ook een flinke tijdsbesparing op.

Stap 2: Stel een longlist op
Maak samen met het projectteam een longlist van requirements/eisen waaraan het LMS moet voldoen. Zorg daarbij dat in het projectteam de verschillende afdelingen/disciplines van de organisatie vertegenwoordigd zijn.
Heb je behoefte aan een totaaloverzicht van de verschillende functionaliteit die een LMS kan bevatten, om als checklist te gebruiken? Mail ons, we helpen je graag aan een overzicht!

Stap 3: Maak onderscheid tussen noodzakelijke en aanvullende functionaliteit
Je hebt in beeld gebracht wat je met het LMS wilt gaan doen. Waarschijnlijk heb je daarbij input gevraagd en gekregen vanuit je organisatie. Voor je het weet ontstaat een ellenlange wensenlijst. Dan is het tijd om prioriteiten te stellen. Daarbij kun je de MOSCOW-methode gebruiken. Je stelt dan prioriteiten door een onderverdeling te maken in:

  • Must haves: eisen die in het eindresultaat moeten terugkomen, omdat het LMS anders niet voldoende bruikbaar is.
  • Should haves: functionaliteit die wel bijzonder gewenst is, maar zonder welke het LMS toch bruikbaar is.
  • Could haves: eisen die alleen aan bod zullen komen als dat mogelijk blijkt.
  • Won’t haves: aspecten die nu niet aan bod zullen komen, maar mogelijk wel in de toekomst.

Stap 4: Orienteer je op de markt
Welke leveranciers zijn er en welke systemen bieden zij? Open source is een goede keuze voor wie weinig budget en meer tijd heeft. Dat open source kosteloos is, is natuurlijk aanlokkelijk. Maar bedenk dat er altijd meer tijd in gaat zitten dan je denkt. Bovendien zul je wel betalen zodra je ondersteuning nodig hebt wanneer je er zelf niet uitkomt.
Ook binnen de betaalde LMS-systemen is er veel keuze. Stel jezelf daarom een aantal basisvragen, wanneer je aan de marktoriëntatie begint. Zo kun je alvast een juiste selectie maken binnen het aanbod. Denk aan vragen als:

  • Heeft de leverancier het product zelf ontwikkeld of heb je te maken met een reseller? Dat laatste kan prima werken, maar bedenk wel dat de reseller waarschijnlijk het product toch net wat minder goed kent, waardoor je voor hulp aangewezen bent op anderen.
  • Kijk ook waar je voor betaalt: er zijn schitterend vormgegeven lms-systemen op de markt, wat een goede investering is als je belang hecht aan een gelikt design.
  • Last but not least: vraag om demopresentaties zodat je goed kunt zien hoe het product werkt. Hoe zit het met gebruiksgemak? Kunnen alle betrokken medewerkers straks goed met het systeem overweg? Laat medewerkers meekijken tijdens de demopresentatie, zodat zij hierover hun oordeel kunnen geven.

Stap 5: Vraag informatie op bij leveranciers
Vraag bij een aantal leveranciers informatie op. De antwoorden kunnen je helpen bij het goed helder krijgen wat je zoekt. Demofilmpjes op internet kunnen hierbij ook helpen.
Ga op zoek naar ‘collega’s’ in andere bedrijven die al een LMS hebben en vraag om hun ervaringen.
Zorg dat je tijdens de orientatiefase goed helder hebt wat je zoekt voordat je leveranciers vraag om een voorstel te doen, hierdoor ben je beter in staat om een goede keuze te maken.
Klik hier om meer informatie over EducatieNET te ontvangen.